تعریف دفاتر تجاری

تعریف دفاتر تجاری و بررسی انواع آن

این مطلب با هدف بررسی ماهیت دفاتر تجاری تهیه گردیده است بنابراین در ابتدا مناسب است به ارائه تعریف مناسبی از تجارت بپردازیم.

 

تجارت چیست ؟

تجارت به عنوان یکی از کهن ترین مشاغل بشر در جوامع دارای اهمیت بسیاری بوده است و همواره یکی از فعالیت های پر مخاطب جهت درآمدزایی محسوب گردیده . طبعا  روش های تجارت در هر یک از دوران زندگی بشر با توجه به امکانات و نیاز انسان ها متفاوت بوده است و با توجه به این عوامل تغییر شکل داده است ،چنانچه امروزه نیز با توجه به رشد و پیشرفت جامعه بشری با تغییرات و پیشرفت های چشمگیری مواجه بوده است و شاید امروزه به دلیل گستردگی ابعاد آن از تجارت به عنوان یک علم یاد می شود و افراد بسیاری به جای روش های سنتی تجارت به روش های علمی تجارت  در ابعاد بسیار گسترده تری روی آورده اند.

 

بنا به تعاریفی که از تجارت ارائه گردید دریافتیم که فعالیت در حیطه تجارت چه در ابعاد کوچکتر و چه در ابعاد وسیع نیازمند آگاهی از فن و علوم آن می باشد . از مهمترین فنون در این رشته می توان به فنون دفتر داری و حسابداری اشاره نمود. این فنون که اطلاعات لازم به وضع تاجر و موسسات تجارتی تحصیل و جمع آوری نموده و به تاجر و اشخاص ذینفع امکان می دهد در هر موقع از وضع دارایی ، دیون و مطالبات و تعهدات و پیشرفت یا عدم پیشرفت امور موسسه تجارتی اطلاع حاصل نمایند . علاوه بر این دفاتر تجارتی مهمترین وسیله برای تعیین مالیات موسسات تجارتی بوده و دفاتر مزبور در صورتی که صحیح و طبق قانون تنظیم شده باشند اعتبار زیادی دارند و قوانین کلیه کشورها اساس مالیات موسسات را بر ارقام مندرج در دفاتر تجارتی قرار داده اند.

 

دفاتر تجارتی چیست ؟

طبق ماده 6 قانون تجارت هر تاجری به استثا ی کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه بهموجب نظامنامه قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشند :

 

1- دفتر روزنامه …..2- دفتر کل …..3- دفتر دارایی ……4- دفتر کپیه

 

1– دفتر روزنامه:

مطابق ماده 7 قانون تجارت ” دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات ، دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجاری را از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسم و رسمی که باشد ، وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید. دفتر روزنامه اساس حسابداری تجار را تشکیل می دهد و در واقع مهم ترین دفتر تجار محسوب می شود و ملاک سایر دفاتر تجاری نیز می باشد . کلیه معاملات باید بر اساس تاریخ انجام و به طور روزانه و در دفتر ثبت گردد . حداکثر مهلت تاخیر می تواند 7 روز باشد البته این مهلت برای تجاری که دارای ثبت ماشینی هستند به 15 روز افزایش می یابد .

 

2– دفتر کل :

طبق ماده 8 ق. ت دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه خاصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند .

 

دفتر کل یا هفتگی بیانگر معاملاتی است که تاجر در یک هفته انجام داده است به عبارتی ارقامی که در دفتر روزنامه وارد می شوند تجزیه و تحت عنوان حساب های مشخصی در دفتر کل وارد می شوند تا تاجر بتواند معاملات خود را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد . دفتر کل باید طوری تنظیم شود که جمع ارقام آن با جمع معاملات مندرج در دفتر روزنامه در یک هفته مساوی باشد .

 

3– دفتر دارایی  :

مطابق ماده 9 قانون تجارت ” دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول دیوان مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده و در آن دفتر ثبت و امضاء نماید. این کار باید تا 15 فروردین سال بعد انجام پذیرد  . اطلاعات منتقل به دفتر دارایی از دفتر کل استخراج می شوند

 

تفاوتی که این دفتر با سایر دفاتر تجاری دارد اینست که تاجر باید ذیل آن را امضا کند و صحت مفاد آن را تصدیق نماید به این خاطر که از دفاتر مختلف استخراج می شود و صحت انتقال و مطابقت آن باید با استحضار تاجر باشد . البته این دفتر امروز در عمل مورد استفاده قرار نمی گیرد و تجار معمولاَ به جای آن از ترازنامه استفاده می کنند.

 

4-دفتر کپیه :

مطابق ماده 10 ق. ت ( دفتر کپیه دفتری است که تاجرباید کلیه مراسلات مخابرات و صورت حساب های صادره و وارده خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید ، تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورتحساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوص ضبط کند ) می توان گفت دفتر کپیه نظام بایگانی تاجر می باشد دفتر کپیه به این صورت امروزه دیگر مورد استفاده نیست و تجار به جای آن از دفتر اندیکاتور ( نامه نما ) استفاده می کنند  .

 

طبق ماده 11 قانون تجارت : دفاتر مذکور د ر ماده 6 به اشتثنا ء دفتر کپیه قبل از ان که در ان چیزی نوشته شده باشد به توسط نماینده ادراه ثبت ( که مطابق نظامنامه وزرات عدلیه معین میشود ) امضا خواهد شد وباید اوراق ان دارای نمره ترتیبی باشد که در موقع تجدید سالیانه هر دفتر مقررات این ماده رعایت خواهد شد .

 

سایر دفاتر تجاری

علاوه بر دفاتر مزبور که نگهداری آن ها اجباری است ، هر بازرگانان بنا به احتیاج خود می تواند دفاتر دیگری از جمله دفتر معین ، دفتر صندوق ، دفتر ضمانت نامه ، دفتر ثبت بروات تجاری … داشته باشد. در اکثر موسسات بزرگ و بانک ها غیر از دفاتر قانونی و اجباری ، دفاتر اختیاری متعدد متداول است که ماده 14 ق. ت نیز مجوزی برای داشتن اینگونه دفاتر می باشد   .

انواع ثبت شرکت